El Expediente Secreto de tu Negocio: Esto es lo que Debe ir en la Cartelera Fiscal

🇻🇪 El Expediente Secreto de tu Negocio: Esto es lo que Debe ir en la Cartelera Fiscal

La “Cartelera Fiscal” es un término de uso común en Venezuela, pero su existencia como una obligación única y claramente definida en el ordenamiento jurídico tributario es, en efecto, un mito empresarial o, al menos, una costumbre derivada de la necesidad de cumplir con diversos deberes formales. No es una única obligación legal llamada así, sino una práctica estandarizada y recomendada para centralizar y demostrar el cumplimiento de múltiples deberes formales de exhibición ante posibles fiscalizaciones, evitando así sanciones y multas.

En este artículo desglosamos el marco legal, los documentos que deben exhibirse, las sanciones por incumplimiento y las mejores prácticas para mantener tu negocio en regla.

¿Qué es la Cartelera Fiscal?

Se trata de un espacio visible dentro del negocio (recepción, entrada o cerca de la caja) en el que se exhiben documentos que acreditan el cumplimiento de deberes fiscales, laborales y municipales.

Su propósito es doble:

• Facilitar las inspecciones y auditorías de las autoridades.
• Garantizar la transparencia y formalidad de la empresa frente a clientes, socios y entes reguladores.

Más allá de un requisito formal, la cartelera fiscal es una herramienta de gestión empresarial.

Fundamento Legal de la Cartelera Fiscal

Aunque no existe una “ley de cartelera fiscal” única, varias normativas obligan a la exhibición de documentos clave:

1. Código Orgánico Tributario (COT): Exige la conservación y exhibición de documentos contables y fiscales (Art. 155).
2. Ley de Impuesto Sobre la Renta (ISLR): Ordena exhibir el comprobante de la última declaración en un lugar visible (Art. 95).
3. Ley del IVA (LIVA): Obliga a mostrar el Registro de Información Fiscal (RIF) en un sitio visible.
4. Marco Laboral y de Seguridad Social: Entes como IVSS, INCES, BANAVIH y el Ministerio del Trabajo exigen la exhibición de constancias, solvencias y planillas.
5. Ordenanzas Municipales: Se exige la exhibición de licencias de actividades económicas, pagos de impuestos municipales y certificados de bomberos.

¿Qué Documentos Debe Incluir la Cartelera Fiscal?

Dependiendo de la naturaleza del negocio, la cartelera debe contener:

Documentos Tributarios (SENIAT)

• Copia del RIF actualizado.
• Comprobante de la última declaración del ISLR.
• Última declaración y pago de IVA.

Documentos Municipales

• Licencia de Actividades Económicas (Patente).
• Últimos pagos de impuestos municipales.
• Certificado de Conformidad de Bomberos.

Documentos Laborales y de Seguridad Social

• Planilla de inscripción en IVSS (TIUNA).
• Solvencia del INCES.
• Comprobante BANAVIH.
• Constancia NIL y solvencia laboral.
• Horario de trabajo aprobado.

Importante: No todos los documentos deben estar exhibidos en la pared. Muchos solo deben estar organizados en una carpeta de deberes formales para ser presentados cuando lo solicite un fiscal.

⚠️ Multas y Sanciones por Incumplimiento

Ignorar la cartelera fiscal puede salir muy caro. No exhibir los documentos exigidos constituye un ilícito formal según el COT (Art. 104).

• Multa: Equivale a 100 veces el tipo de cambio oficial de la moneda de mayor valor (euro o dólar según el BCV).
• Ejemplo: Con el euro en 280,0487 VES, la sanción ronda los 28.004 bolívares (aproximadamente 280 USD).
• Riesgos Adicionales: Posibles cierres temporales, auditorías más rigurosas y daño reputacional.

✅ Mejores Prácticas para la Gestión de la Cartelera Fiscal

1. Ubicación Estratégica: Colócala en la entrada, recepción o zona de caja.
2. Responsable Designado: Asigna a un miembro del equipo para su actualización periódica.
3. Calendario de Vencimientos: Sincroniza renovaciones de licencias, solvencias y declaraciones.
4. Carpeta de Deberes Formales: Resguarda originales y copias de respaldo.
5. Enfoque Híbrido (Físico + Digital): Aunque hoy la ley exige formato físico, la tendencia apunta hacia la digitalización (ejemplo: facturación digital regulada por Providencias SNAT/2024/000102 y SNAT/2024/000121).

Conclusión

La cartelera fiscal no es un mito: es una realidad legal y operativa que impacta directamente en la salud financiera y reputacional de tu negocio. Aunque no exista una ley única que la regule, los deberes formales de exhibición se desprenden de múltiples normativas y su incumplimiento acarrea multas significativas.

Una cartelera fiscal bien gestionada es una ventaja competitiva: protege tu negocio, refuerza tu imagen y te prepara para un entorno cada vez más digital.